Vận hành đa shop Shopee: quy trình xử lý 1.000 đơn mỗi ngày mà bớt nhầm hàng
Cập nhật: 2026-10-20
Một shop 50 đơn thì làm sao cũng xong. Năm shop, mỗi shop vài trăm đơn ngày sale, thì cái làm hỏng việc thường không phải nhân viên lười. Là quy trình.
Nhân viên mở 5 tab Kênh Người Bán, bấm chuẩn bị ở shop A, quay sang in thì đang đứng ở tab shop B. Tem dán nhầm. Hoặc in xong một lô, lát sau không nhớ lô đó gồm đơn nào, in lại, thành trùng. Chuyện quen thuộc tới mức ai làm kho cũng từng gặp.
Dưới đây là quy trình mình thấy chạy được khi đơn lên mức hàng nghìn, làm trên Shop Manager của AutoShopee.
Vì sao vận hành nhiều shop Shopee bằng tay hay nhầm đơn?
Vận hành nhiều shop Shopee bằng tay hay nhầm vì mỗi shop là một phiên đăng nhập riêng, đơn nằm rải ở nhiều tab, nhân viên phải tự nhớ đã chuẩn bị và in shop nào. Shop Manager của AutoShopee gom đơn mọi shop về một danh sách và đánh dấu đơn đã in, nên phần "tự nhớ" đó bớt đi.
Bốn chỗ hay vỡ nhất:
- Chuyển nhầm tab. Chuẩn bị đơn shop này, in phiếu shop kia.
- Sót đơn ở shop phụ. Shop ít đơn thì ít người mở, đơn để quá hạn chuẩn bị là dính điểm phạt Sao Quả Tạ.
- Nhặt hàng theo từng phiếu. Cầm tờ phiếu gửi chạy ra kệ lấy một món, quay về, rồi lấy tiếp tờ sau.
- Tồn kho lệch giữa các shop. Cùng một mã hàng bán trên 5 shop, hết hàng thật nhưng shop khác vẫn nổ đơn, phải tự huỷ.
Nói trước về chỗ số 4: Shop Manager không đồng bộ tồn kho thời gian thực giữa các sàn. Bán chung một nguồn hàng trên nhiều shop thì bạn vẫn cần một bảng tồn riêng và người canh. Ba chỗ còn lại thì phần mềm xử lý được.
Bước 1: gom đơn mọi shop về một danh sách như thế nào?
Trong Shop Manager, đơn mới của mọi shop Shopee, TikTok Shop, Lazada tự đồng bộ về một danh sách đơn hàng. Bạn lọc theo trạng thái (Chưa chuẩn bị, Đã chuẩn bị), theo đơn vị vận chuyển như SPX, GHTK, GHN, Viettel Post, theo đơn hoả tốc hoặc đơn có ghi chú, rồi xử lý cả loạt thay vì từng shop.
Đơn của mọi shop nằm chung một danh sách, lọc theo trạng thái, vận chuyển, ngày.
Mình hay khuyên kho chia ca theo đơn vị vận chuyển chứ không theo shop. Lọc hết đơn SPX của cả 5 shop ra xử lý một lượt, xong mới sang GHN. Bàn giao cho bưu tá cũng gọn hơn, mỗi đơn vị một chồng.
Đơn hoả tốc thì tách riêng. Shop Manager tự xác nhận đơn hoả tốc và gọi tài xế được, chi tiết ở bài tự động chuẩn bị đơn hoả tốc và gọi tài xế.
Bước 2: chuẩn bị hàng và in phiếu gửi hàng loạt ra sao?
Trong Menu chức năng > Đơn hàng của Shop Manager, bạn lọc đơn Chưa chuẩn bị của nhiều shop, chọn hết rồi chọn ĐVVC tới lấy hoặc Mang ra ĐVVC để chuẩn bị cả loạt. Sau đó lọc Đã chuẩn bị, bấm In đơn để in vận đơn cả loạt theo mẫu của từng sàn, khổ A6, A7 cho máy in nhiệt. Đơn đã in được đánh dấu để tránh in trùng. Các bước có ảnh ở hướng dẫn chuẩn bị đơn hàng loạt và hướng dẫn in đơn hàng loạt.
Mỗi lô in được lưu trong Lịch sử in đơn. Ở đó có đánh số trang và tạo phiên in, dùng để chia: nhân viên A đóng trang 1 đến 10, nhân viên B từ trang 11 trở đi. Không ai phải hỏi "lô này ai đóng rồi".
Cần in kèm chữ ký hoặc con dấu lên tem thì xem hướng dẫn in đơn kèm chữ ký.
Video trên quay từ 2019 nên giao diện cũ hơn bản hiện tại, nhưng luồng chuẩn bị rồi in hàng loạt vẫn như vậy.
Bước 3: nhặt hàng bằng phiếu soạn hàng thay vì từng phiếu gửi?
Phiếu soạn hàng trong Shop Manager được tạo từ nhiều file in trong Lịch sử in ấn, gom hàng theo sản phẩm và phân loại, có ảnh, SKU, số lượng và ô tích kiểm, in ra khổ A4 hoặc giấy nhiệt K80, K57, tem 100×150. Nhân viên cầm một tờ đi một vòng kệ lấy đủ hàng cho cả đợt, thay vì cầm từng phiếu gửi đi lấy từng món.
Chi tiết phiếu soạn hàng: gom theo sản phẩm và phân loại, có hình ảnh, SKU, số lượng.
Ví dụ giả định cho dễ hình dung: lô sáng nay có 400 đơn, trong đó tổng cộng 120 áo phông trắng size L và 80 quần short đen size M. Phiếu soạn hàng ghi đúng hai dòng đó. Nhân viên lấy 120 áo, 80 quần mang về bàn đóng gói một lần, thay vì đi 200 lượt.
Ảnh sản phẩm trên phiếu đỡ cho người mới nhiều nhất. Hai mẫu áo cùng màu khác cổ, nhìn SKU thì dễ lẫn, nhìn ảnh thì không.
Chọn nhiều file in trong lịch sử để gộp thành một phiếu soạn hàng cho cả đợt.
Cách làm chi tiết từng bước có trong bài phiếu soạn hàng (picking list) nhặt hàng Shopee và hướng dẫn phiếu soạn hàng.
Bước 4: kiểm soát lúc đóng gói để có bằng chứng khi khiếu nại?
Shop Manager có eCamera đóng hàng: quét mã vận đơn bằng camera điện thoại, tablet hoặc máy tính, phần mềm tự quay video suốt lúc đóng gói, quét mã kế tiếp là chốt đơn trước. Khi khách báo thiếu hoặc sai hàng, bạn tra video theo mã vận đơn để làm bằng chứng với sàn.
Nó không chặn được việc bỏ nhầm món vào hộp. Nhưng có video thì hai chuyện thay đổi: nhân viên cẩn thận hơn khi biết đang bị quay, và bạn có thứ để nộp khi khiếu nại. Video quá hạn tự xoá theo số ngày bạn cài, đỡ lo đầy ổ.
Làm tay và làm trên Shop Manager khác nhau ở đâu?
Khác biệt chính giữa vận hành thủ công và dùng Shop Manager nằm ở chỗ ai phải nhớ: làm tay thì nhân viên nhớ shop nào đã chuẩn bị, lô nào đã in, đơn nào của ai; Shop Manager ghi lại các trạng thái đó trên một màn hình. Tốc độ thực tế còn tuỳ kho, số người và mặt hàng.
| Việc | Làm tay từng tab | Trên Shop Manager |
|---|---|---|
| Xem đơn mới | Mở từng shop | Một danh sách cho mọi shop |
| Chuẩn bị và in | Lặp lại cho từng shop | Chọn cả loạt, in theo mẫu từng sàn |
| Biết đơn nào đã in | Tự nhớ, dễ in trùng | Đơn đã in được đánh dấu, có Lịch sử in đơn |
| Nhặt hàng | Theo từng phiếu gửi | Theo phiếu soạn hàng gom sản phẩm |
| Bằng chứng đóng gói | Tự quay bằng điện thoại, khó tra | eCamera quay theo mã vận đơn |
| Tồn kho giữa các shop | Tự canh | Vẫn tự canh |
Dòng cuối mình để y vậy cho công bằng.
Câu hỏi thường gặp
Shop Manager xử lý được 1.000 đơn một lúc không?
Được. Shop Manager chuẩn bị và in đơn của nhiều shop, nhiều đơn vị vận chuyển cùng một lúc. Thời gian thực tế phụ thuộc máy in, số người đóng gói và mặt hàng.
Có in được đơn TikTok Shop và Lazada cùng chỗ không?
Có. Đơn Shopee, TikTok Shop, Lazada đều gom về Shop Manager, in theo mẫu của từng sàn.
Nhân viên kho có xem được doanh thu shop không?
Không bắt buộc. Shop Manager có phân quyền nhân viên theo shop và mã PIN bảo vệ số dư ví, nhân viên kho chỉ in đơn.
Đơn hoàn thì quản lý ở đâu?
Cũng trong Shop Manager: theo dõi đơn đang hoàn về kho, quét mã vạch khi nhận hàng hoàn, cảnh báo đơn bị giữ quá lâu để kịp khiếu nại. Xem thêm bài đơn hoàn Shopee thất lạc và đối soát hàng hoàn.
Tài khoản AutoShopee mới được dùng thử đầy đủ 3 ngày. Đăng ký, tải Shop Manager, rồi thử quy trình trên với lô đơn của một buổi sáng.
Đọc thêm:
- Quản lý nhiều shop Shopee, TikTok cùng lúc: xử lý đơn trên một màn hình
- So sánh Shop Manager và vận hành thủ công: tính chi phí thế nào cho đúng
- Quản lý tin nhắn đa shop: trả lời chat nhiều shop trên một màn hình
Tải Shop Manager: tải Shop Manager cho máy tính để quản lý đơn, chat, Flash Sale nhiều shop Shopee, TikTok Shop, Lazada trên một màn hình. Tài khoản AutoShopee mới được dùng thử đầy đủ tính năng 3 ngày.
