Đơn hoàn Shopee thất lạc: đối soát hàng hoàn về kho để không mất hàng
Cập nhật: 2026-10-18
Đơn hoàn Shopee thất lạc thường không ai biết. Trên Kênh Người Bán, đơn đã chuyển sang "Giao hàng hoàn thành công". Ngoài kho, kiện hàng chưa bao giờ về.
Một shop vài đơn hoàn mỗi tuần thì còn nhớ được. Ba bốn shop, hàng chục đơn hoàn mỗi tuần thì gần như chắc chắn sẽ có kiện trôi mất, và qua hạn là hết đường khiếu nại.
Cách chắc nhất để quản lý đơn hoàn Shopee là đối soát: so danh sách sàn báo hoàn với danh sách kho thực nhận. Đơn nào lệch thì đó là đơn cần khiếu nại.
Vì sao đơn hoàn Shopee bị thất lạc mà shop không hay?
Đơn hoàn Shopee thất lạc xảy ra khi hệ thống sàn đã ghi nhận hoàn hàng thành công nhưng bưu tá chưa giao kiện về, hoặc làm mất trên đường. Shop chỉ nhìn trạng thái trên sàn sẽ tưởng hàng đã về, nên không ai kiểm. Muốn phát hiện, phải đối chiếu trạng thái sàn với kiện hàng thật ở kho.
Chỗ khó nằm ở số lượng:
- Đơn hoàn lẻ tẻ mỗi ngày, rải rác ở nhiều shop.
- Kiện hoàn về không theo lô, có hôm về một kiện, có hôm về cả chồng.
- Nhân viên nhận hàng hoàn thường chỉ cất lên kệ, không ghi lại mã nào đã về.
Đến lúc kiểm kho thấy thiếu hàng thì không còn biết thiếu từ đơn nào.
Đối soát hàng hoàn trên ShopManager hoạt động thế nào?
Đối soát hàng hoàn trên ShopManager chia đơn hoàn thành hai nhóm: Hoàn trả là đơn Shopee báo đã hoàn về shop, Đã nhận là đơn nhân viên kho đã cầm kiện trên tay và quét mã vận đơn xác nhận. Phần mềm so hai danh sách và chỉ ra đúng những mã đơn sàn báo hoàn nhưng kho chưa nhận.
Quy trình ở kho gồm ba việc:
- Lọc các đơn Shopee báo Đã hoàn trả.
- Khi kiện hoàn về, quét mã vận đơn trên gói hàng (máy quét mã vạch hoặc nhập tay), dán cả danh sách vào ô tìm kiếm.
- Tích chọn các đơn tìm thấy, bấm Xác nhận đã nhận hàng về kho.
Ví dụ trong hướng dẫn: sàn báo 7 đơn hoàn, kho mới quét được 2. Phần mềm chỉ ra 5 mã còn thiếu. Đợi thêm 1–2 ngày mà bưu tá vẫn không giao thì làm khiếu nại.
Màn hình Đơn hoàn gom đơn hoàn nhiều shop vào một chỗ
Màn hình Đơn hoàn của ShopManager gom đơn hoàn của các shop vào một bảng, chia sẵn bốn tab theo tình trạng xử lý: Đã hoàn - Chưa xác nhận, Đã nhận về kho, Đơn thất lạc - Khiếu nại Shopee và Tất cả. Bạn khỏi phải lọc lại ở bảng đơn hàng của từng shop.
Trên màn hình này:
- Ô tìm nhận nhiều mã một lúc, cách nhau bởi dấu phẩy, khoảng trắng hoặc xuống dòng. Quét xong cả chồng hàng hoàn thì dán nguyên danh sách, bấm Tìm.
- Lọc nhanh theo thời gian (hôm nay, tuần này, tháng trước, 30 ngày gần đây…) và theo Shop, Loại đơn, Trạng thái xử lý, Vận chuyển.
- Bốn ô số liệu trên cùng: Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tháng này.
Tích chọn đơn rồi bấm Đã nhận về kho cho kiện đã về, hoặc Đánh dấu thất lạc cho đơn chờ mãi không thấy. Cần gửi kế toán hay lưu sổ thì Xuất Excel.
Khiếu nại Shopee khi đơn hoàn bị thất lạc thế nào?
Khi đơn hoàn Shopee bị thất lạc, shop gửi email tới bộ phận chăm sóc khách hàng của Shopee, kèm danh sách mã vận đơn và mã đơn hàng đã được sàn báo hoàn thành công nhưng kho chưa nhận, đề nghị kiểm tra lộ trình bưu tá và bồi thường theo quy định.
Có danh sách đơn thất lạc từ bước đối soát, bạn chỉ việc chép mã vào email. Trang hướng dẫn có sẵn mẫu email đầy đủ: địa chỉ nhận, tiêu đề và nội dung.
Canh đơn hoàn từ sớm bằng trạng thái theo dõi
ShopManager cho bạn tự chọn trạng thái đơn hàng cần canh trong tab Trạng thái đơn hàng theo dõi của cửa sổ Cấu hình công cụ. Shop hay gặp hàng hoàn nên bật Đơn yêu cầu hoàn, Đơn xử lý hoàn trả và Đơn thất lạc để thấy đơn có vấn đề ngay khi phát sinh, không đợi tới lúc kiểm kho.
Muốn nhận báo đơn hoàn, đơn huỷ ngay trên điện thoại thì cài thêm thông báo qua Telegram.
Câu hỏi thường gặp
Đối soát đơn hoàn có cần máy quét mã vạch không?
Không bắt buộc. Máy quét giúp nhanh hơn khi về cả chồng hàng, nhưng bạn vẫn nhập tay mã vận đơn, hoặc dán danh sách mã từ file Excel vào ô tìm kiếm được.
Quét một lần được nhiều mã không?
Được. Ô tìm trên màn hình Đơn hoàn nhận nhiều mã cùng lúc, cách nhau bởi dấu phẩy, khoảng trắng hoặc xuống dòng.
Khi nào nên đánh dấu một đơn là thất lạc?
Khi sàn đã báo hoàn thành công mà sau 1–2 ngày bưu tá vẫn chưa giao kiện về kho. Đánh dấu xong thì gửi email khiếu nại Shopee kèm mã vận đơn và mã đơn hàng.
Quản lý đơn hoàn được nhiều shop cùng lúc không?
Được. Màn hình Đơn hoàn gom đơn hoàn của các shop đã thêm vào ShopManager, lọc riêng từng shop bằng bộ lọc Shop khi cần.
Bắt đầu
Xem từng bước và mẫu email khiếu nại ở Quản lý đơn hoàn Shopee tránh mất hàng. Chọn trạng thái cần canh ở Theo dõi trạng thái đơn hàng Shopee, nhận báo đơn hoàn qua Thông báo đơn Shopee qua Telegram.
Tải ShopManager tại shop-manager-app.autoshopee.com. Chưa có tài khoản thì đăng ký AutoShopee.
