Cách xử lý khi shipper không giao hàng hoặc thất lạc đơn hoàn trên ShopManager
Cập nhật: 2026-11-01
Cách xử lý khi shipper không giao hàng hoặc thất lạc đơn hoàn bắt đầu từ việc kiểm đếm kiện hàng thực nhận tại kho và đối chiếu dữ liệu trên Shop Manager. Khi sàn báo hoàn thành công nhưng shipper không trả hàng, bạn cần phát hiện đơn thiếu ngay trong tuần để gửi khiếu nại Shopee đòi bồi thường tiền hàng.
Tính năng quản lý và theo dõi đơn hoàn chống thất thoát hàng shopee áp dụng cho các gian hàng Shopee đã liên kết vào Shop Manager. Sàn chỉ tiếp nhận khiếu nại trong thời hạn quy định kể từ ngày cập nhật giao hoàn, nên việc đối soát cần thực hiện đều đặn.
Trong một ví dụ giả định, khi tỷ lệ hoàn chiếm từ 5% đến 15%, hàng thất lạc gây hao hụt chi phí lớn nếu không kiểm soát kịp thời.
Quét mã vận đơn kiểm tra hàng thực nhận tại kho
Tính năng quản lý và đối soát đơn hoàn trên Shop Manager hỗ trợ bốn cách quét mã gồm máy quét barcode, webcam, tải ảnh chụp và QR Online trên điện thoại để kiểm tra kiện hàng ngay khi shipper vừa giao trả về kho. Mỗi mã quét giúp bạn nhận biết ngay đơn đã về kho và đơn còn thiếu.
Bạn mở mục đối soát đơn hoàn trên Shop Manager rồi bật công tắc Lọc ngay khi quét. Mỗi lần tít mã, phần mềm tự định vị và làm sáng dòng đơn hàng tương ứng trong bảng mà không cần bấm tìm kiếm.
Nếu có máy quét barcode cầm tay, bạn cắm vào máy tính và quét liên tục mã vạch trên bọc hàng. Không có máy quét, bạn chọn Camera để nhận diện qua webcam, hoặc chọn QR Online để dùng điện thoại quét mã. Chi tiết cổng kết nối có tại bài quản lý đơn hoàn Shopee.
Xác nhận nhập kho đối với kiện hàng nguyên vẹn
Màn hình quản lý đơn hoàn của Shop Manager cập nhật dữ liệu từng kiện hàng theo thời gian thực, cho phép bạn đối chiếu số lượng và phân loại những kiện đã về kho an toàn bằng nút xác nhận riêng mà không cần tra cứu thủ công trên từng gian hàng.
Đối chiếu sản phẩm bên trong kiện hàng với thông tin đơn trên màn hình xong, bạn tick chọn các đơn đã kiểm đủ rồi bấm nút màu xanh Đã nhận về kho.
Đơn chọn xong chuyển sang tab Đã nhận về kho để lưu trữ. Bạn kiểm đếm tồn kho xếp lên kệ hoặc in tem theo bài in đơn hàng loạt nếu cần xuất bán tiếp.
Cách xử lý khi shipper không giao hàng hoặc thất lạc đơn hoàn
Khi hệ thống sàn ghi nhận giao hoàn thành công nhưng kho không nhận được kiện hàng, Shop Manager hỗ trợ tách riêng các đơn thiếu vào danh sách thất lạc kèm lý do cụ thể để chuẩn bị hồ sơ đòi bồi thường quyền lợi cho người bán.
Tại tab Đã hoàn - Chưa xác nhận, bạn lọc thời gian, ví dụ 7 đến 14 ngày gần đây, và lọc theo hãng vận chuyển như SPX Express, GHN, Viettel Post hoặc J&T.
Những đơn sàn báo đã giao hoàn nhưng kho không nhận được kiện hàng, bạn tick chọn rồi bấm Đánh dấu thất lạc.
Hộp thoại hiện ra, bạn nhập lý do như đơn chưa về kho hoặc shipper làm mất kiện, rồi bấm Xác nhận từ chối để gom đơn vào danh sách khiếu nại.
Gom danh sách xuất file gửi khiếu nại Shopee
Mục đối soát đơn hoàn trên Shop Manager cho phép bạn kiểm tra mã khiếu nại, số tiền hoàn dự kiến và trích xuất bảng tính Excel để gửi yêu cầu bồi thường trực tiếp tới hòm thư chăm sóc khách hàng của sàn.
Tại tab Đơn thất lạc - Khiếu nại Shopee, bạn bấm biểu tượng con mắt ở cột Thao tác mở hộp thoại Chi tiết hoàn để kiểm tra mã vận đơn, mã khiếu nại và tiền hoàn dự kiến.
Tick chọn các đơn thất lạc rồi bấm Xuất Excel để lấy file danh sách. Bạn gửi file kèm thư tới [email protected] hoặc tạo yêu cầu hỗ trợ qua Kênh Người Bán:
Người nhận: [email protected]
Tiêu đề: Khiếu nại các đơn hàng chưa nhận được hàng hoàn về kho
Nội dung:
Chào Shopee Team, gian hàng phát hiện các đơn hàng sau đây đã cập nhật giao hoàn thành công nhưng kho chưa nhận được kiện hàng từ bưu tá. Đề nghị Shopee kiểm tra lộ trình và bồi thường đơn hàng theo quy định. Danh sách mã vận đơn và mã đơn đính kèm trong file Excel. Xin cảm ơn.
Việc bồi thường phụ thuộc vào biên bản làm việc và kết quả kiểm tra với đơn vị vận chuyển.
Xử lý khi tem rách và lưu ý thời hạn khiếu nại
Đối với các kiện hàng hoàn bị mờ mã vạch hoặc rách tem vận chuyển, Shop Manager cho phép bạn dán ảnh chụp màn hình hoặc nhập dãy ký tự mã vận đơn vào ô tìm kiếm để tiếp tục đối soát mà không bị gián đoạn công việc.
Nếu tem rách hoặc ướt khiến máy quét không đọc được, bạn chụp ảnh phiếu gửi dán vào khung Tải file / Dán ảnh bằng phím tắt Ctrl+V rồi bấm Quét mã, hoặc gõ mã vận đơn vào ô tìm kiếm rồi bấm Tìm.
Thời hạn sàn tiếp nhận khiếu nại chỉ trong vài ngày kể từ khi báo giao hoàn. Kho nên đối soát cố định từ 1 đến 2 lần mỗi tuần để tránh quá hạn.
Tải Shop Manager: tải Shop Manager cho máy tính để quản lý tập trung nhiều shop Shopee, xử lý đơn và theo dõi dòng tiền trên một màn hình.
