Shop mới 1–5 gian hàng: cần phần mềm quản lý kho hay chỉ cần công cụ xử lý đơn
Cập nhật: 2026-10-23
Shop có 1 đến 5 gian hàng, hàng để trong vài kệ ở nhà, thì phần lớn thời gian mỗi ngày đi vào xử lý đơn: chuẩn bị đơn, in phiếu gửi, trả lời khách. Một phần mềm quản lý đơn hàng Shopee như Shop Manager của AutoShopee làm phần đó. Còn phần mềm quản lý kho tập trung và bán đa kênh như KiotViet, Sapo, Haravan, Nhanh.vn, BigSeller hợp hơn khi shop đã có kho thật, nhiều mã hàng và nhiều người cùng nhập xuất.
Shop Manager không quản lý kho và không trừ tồn kho chung giữa các sàn. Sổ kho mà là việc bạn cần nhất thì công cụ xử lý đơn không thay được phần mềm kho.
Tự kiểm việc hằng ngày của shop
Dòng nào đúng với shop bạn thì đánh dấu.
- Sáng nào cũng mở lần lượt từng shop Shopee để xem đơn mới, chuẩn bị đơn rồi in phiếu.
- Khách nhắn hỏi đơn tới đâu, bạn phải mở Kênh Người Bán tra mã vận đơn rồi mới trả lời được.
- Có shop chạy quảng cáo, đã có lần hết tiền ads giữa ngày mà không ai biết.
- Đánh giá của khách để vài hôm chưa trả lời.
- Nhập hàng theo lô, nhiều mã, cần biết mỗi mã còn bao nhiêu ở từng kho.
- Bán cùng một lô hàng ở cửa hàng, website, Facebook và sàn, phải có một con số tồn chung.
- Kế toán cần hoá đơn và lãi lỗ theo tháng.
Đánh dấu chủ yếu ở dòng 1 đến 4 thì việc của bạn là xử lý đơn và chăm khách trên sàn. Rơi vào dòng 5 đến 7 thì đó là việc của phần mềm quản lý kho. Có cả hai nhóm thì dùng song song được, miễn là mỗi việc chỉ làm ở một nơi.
Phần mềm quản lý kho cần dựng gì trước
Phần mềm kho chạy đúng khi mỗi sản phẩm trên sàn được ghép với một mã hàng trong kho của nó. Lấy Sapo làm ví dụ: hướng dẫn liên kết sản phẩm giữa Sapo và Shopee (xem ngày 23/10/2026) cho liên kết tự động khi mã SKU trên Shopee trùng mã SKU trên Sapo. SKU không trùng thì ghép tay từng sản phẩm, còn sản phẩm lỗi nằm ở tab Liên kết thất bại để sửa rồi liên kết lại.
Liên kết xong thì Sapo tự đồng bộ tồn kho và đơn hàng giữa nhiều sàn, theo trang quản lý sàn thương mại điện tử của Sapo.
Với shop có kho thật, công dựng mã hàng đáng bỏ ra. Shop mới vài chục sản phẩm, chưa đặt SKU, chủ shop tự nhớ còn bao nhiêu, thì đây thành thêm một danh mục phải giữ cho khớp, trong khi việc gấp mỗi sáng vẫn là in phiếu.
Công cụ xử lý đơn làm những gì
Shop Manager vào từng shop bằng tên đăng nhập và mật khẩu gian hàng, mỗi shop chạy trong một môi trường riêng và gắn được proxy riêng. Shop Shopee phải tắt xác thực OTP đăng nhập và có ít nhất 1 sản phẩm thì mới thêm được, theo trang thêm shop vào Shop Manager.
Đơn của mọi shop nằm trong Menu chức năng > Đơn hàng. Lọc trạng thái Chưa chuẩn bị, tick cả bảng, chọn ĐVVC tới lấy hoặc Mang ra ĐVVC là đơn được gửi yêu cầu lấy hàng một lượt. Đơn sang Đã chuẩn bị thì bấm In đơn, phiếu của các shop gộp vào một file PDF cho máy in nhiệt, theo trang in đơn hàng loạt Shopee.
Mục Tin nhắn gom hội thoại của các shop về một danh sách, bấm vào khách là thấy mã đơn và trạng thái giao ở cột bên phải, theo trang gộp chat nhiều shop. Cả ngày làm việc theo thứ tự này có ở bài một ngày xử lý đơn của shop 3 gian hàng.
Dòng 3 và 4 cũng xem được ở đây. Biểu tượng chiếc loa trên thanh công cụ mở bảng Quản lý quảng cáo với số dư, chi phí hôm nay của từng shop và nút Nạp số dư, không tạo chiến dịch. Bảng này có giải thích kỹ ở bài số dư quảng cáo và Flash Sale nhiều shop Shopee.
Trả lời đánh giá thì cài trong menu Tự động, mỗi mức sao một nội dung. Đừng bật mọi kịch bản tin nhắn cùng lúc, vì gửi dồn dập có thể bị Shopee khoá chat 24 giờ, như trang chăm sóc và trả lời tự động đã cảnh báo.
Khi nào nên dùng phần mềm quản lý kho
Hàng của một kho bán ra nhiều sàn, hết ở sàn này mà sàn kia vẫn nhận đơn, là lúc nên có phần mềm quản lý kho tập trung. Mở thêm cửa hàng hay website dùng chung lô hàng, hoặc đã có vài người cùng nhập xuất và kế toán đòi sổ sách, cũng vậy.
Khi đó đáng bỏ vài ngày đặt SKU và liên kết sản phẩm cho đúng. Các bài AutoShopee và KiotViet, AutoShopee và Sapo GO so từng việc giữa hai bên.
Shop Manager vẫn chạy song song được. Chọn một nơi in phiếu và một nơi trả lời khách để nhân viên khỏi canh hai màn hình.
Còn 1 shop, mỗi ngày vài đơn, thì làm tay trên Kênh Người Bán vẫn ổn, chưa cần thêm phần mềm nào.
Câu hỏi thường gặp
Shop Manager có sửa tồn kho nhiều shop theo SKU không
Không. Tính năng Nhóm sản phẩm, dùng để sửa tồn kho rồi đồng bộ theo SKU sang nhiều shop, đã gỡ khỏi Shop Manager từ tháng 11/2025, theo trang Nhóm sản phẩm ShopManager đã ngừng.
Thuê người đóng hàng thì có lộ doanh thu shop không
Không, nếu bạn khoá lại. Ở màn Tình hình tài chính của Shop Manager có nút Bật khóa dữ liệu để đặt mật khẩu khi nhân viên ngồi máy, theo trang tình hình tài chính.
Tải Shop Manager: tải Shop Manager cho máy tính để quản lý đơn, chat, Flash Sale nhiều shop Shopee, TikTok Shop, Lazada trên một màn hình. Tài khoản AutoShopee mới được dùng thử đầy đủ tính năng 3 ngày.
