Một ngày xử lý đơn của shop 3 gian hàng Shopee và TikTok Shop với Shop Manager

Cập nhật: 2026-10-23

Shop Manager gom đơn của mọi gian hàng Shopee và TikTok Shop về một phần mềm quản lý đơn hàng trên máy tính. Shop trong ví dụ giả định dưới đây có hai gian hàng Shopee và một gian hàng TikTok Shop, làm từ lúc mở máy tới lúc quét kiện hàng hoàn cuối cùng.

Trước hết phải thêm đủ ba shop vào phần mềm bằng nút Thêm Shop. Shop Shopee cần tắt xác thực OTP đăng nhập và có ít nhất một sản phẩm. Đơn TikTok chỉ hiện sau khi bật [TikTok] Bật quản lý đơn hàng trong Cài đặt hệ thống > Shop bán hàng.

Buổi sáng xem đơn mới, chuẩn bị và in phiếu gửi

Vào Menu chức năng > Đơn hàng, lọc trạng thái Chưa chuẩn bị rồi bấm Lọc. Đơn mới của hai shop Shopee hiện chung một bảng, khỏi đăng nhập từng Kênh Người Bán.

Đơn TikTok nằm riêng ở Menu chức năng > TikTok > Đơn hàng. Hàng ô trên cùng đếm số đơn Chờ duyệt, Hỏa tốc, Chưa chuẩn bị, Đã chuẩn bị, Đang giao.

Không muốn canh máy cả buổi thì cài thông báo đơn mới, đơn hoả tốc về Telegram theo trang thông báo đơn qua Telegram.

Với Shopee, tick ô đầu bảng để chọn hết đơn Chưa chuẩn bị, chọn ĐVVC tới lấy nếu shipper đến lấy, hoặc Mang ra ĐVVC nếu bạn tự mang ra bưu cục. Đơn xong chuyển sang Đã chuẩn bị, có mã vận đơn, theo hướng dẫn chuẩn bị đơn.

Đơn không chuẩn bị được thường đang bị khiếu nại, khách chờ sửa địa chỉ, hoặc là đơn đặt trước chưa tới hạn giao.

Sau đó lọc Đã chuẩn bị, chọn đơn, bấm In đơn > In đơn mặc định. Phiếu của mọi đơn đã chọn gộp vào một file PDF và tự mở lên. Máy in kẹt giấy thì bấm Mở lịch sử File để in lại file cũ, khỏi chọn lại đơn, chi tiết ở trang in đơn hàng loạt.

Gian hàng TikTok làm ở bảng của nó: tick đơn, bấm Chuẩn bị hàng, rồi bấm In hàng loạt. Nút Đã chuẩn bị : chưa in lọc ra đơn đã chuẩn bị mà chưa có phiếu, đỡ sót đơn hoặc in trùng, theo trang đơn TikTok Shop tập trung.

Nhặt hàng theo một tờ phiếu soạn hàng

Ba shop bán chung kệ hàng thì đừng cầm từng phiếu gửi đi đếm. Mở Lịch sử File In, tick các file vừa in của cả ba shop, bấm Phiếu soạn hàng (N). Phần mềm cộng dồn từng phân loại thành một danh sách, có ảnh, SKU, SL cần lấy và số đơn.

Đơn TikTok Shop phải in phiếu gửi trước rồi mới gộp được từ Lịch sử File In. Đơn Shopee thì tạo phiếu thẳng từ bảng đơn, trước cả khi in. Đơn nào chưa đồng bộ về máy sẽ hiện cảnh báo vàng "Không tìm thấy đơn" và không được tính, nên đợi đồng bộ xong hẵng tạo phiếu.

Đóng xong kiện nào thì tick đơn đó, bấm Xác nhận đóng gói. Cuối buổi lọc Đã đóng gói cùng Trạng thái In để tìm đơn đã in phiếu mà quên bỏ vào hộp, theo trang phiếu soạn hàng.

Trả lời tin nhắn giữa các đợt đóng hàng

Shop Manager gộp chat Shopee, TikTok Shop, Lazada về mục Tin nhắn. Bấm vào khách là cột bên phải hiện mã đơn, đơn vị vận chuyển, trạng thái giao. Khách hỏi "đơn của em bao giờ giao" thì đọc ngay trên đó mà trả lời.

Câu nào ngày nào cũng gặp thì soạn sẵn bằng nút + Tạo mẫu tin nhắn, chèn được tên khách, voucher, ảnh sản phẩm, theo trang gộp chat nhiều shop. Tin nhắn tự động gửi dồn dập có thể bị Shopee khoá chat 24 giờ, nên bật vừa phải.

Cuối ngày quét kiện hàng hoàn

Bưu tá trả hàng hoàn thì quét mã vận đơn trên từng bọc bằng máy quét mã vạch, webcam hoặc điện thoại qua QR Online. Bật Lọc ngay khi quét để đơn hiện ra luôn sau mỗi lần tít.

Kiện đủ hàng thì tick rồi bấm Đã nhận về kho. Đơn Shopee đã báo hoàn xong mà đợi nhiều ngày không thấy hàng thì bấm Đánh dấu thất lạc, ghi lý do, sau đó xuất Excel danh sách để khiếu nại đòi bồi thường, theo trang quản lý đơn hoàn.

So với quy trình qua kho và mã hàng

Phần mềm bán hàng lớn như KiotViet làm chủ yếu việc quản lý kho tập trung và bán đa kênh. Theo hướng dẫn kết nối sàn của KiotViet (xem ngày 23/10/2026), sau khi kết nối gian hàng có bước liên kết hàng trên sàn với hàng trên KiotViet. Hàng trùng mã hàng (SKU) được liên kết tự động, còn lại thì liên kết tay hoặc sao chép hàng từ sàn về.

Bước đó cần cho shop có kho thật. Hàng đã liên kết thì tồn kho, giá bán được đồng bộ lại theo thiết lập mà bạn chọn.

Shop Manager không giữ kho. Bảng Thêm Shop hỏi tên shop, tên đăng nhập, mật khẩu, thêm xong là vào bảng đơn làm việc, không có bước liên kết hàng hoá. Đổi lại, tồn kho chung và sổ nhập xuất bạn phải tự lo ở chỗ khác.

Khi nào nên dùng phần mềm quản lý kho

Có kho thật, bán cả ở cửa hàng và trên sàn, cần biết còn bao nhiêu hàng sau mỗi đơn thì nên dùng phần mềm quản lý kho như KiotViet. Shop có nhiều nhân viên, cần lập hoá đơn, theo dõi sổ quỹ và công nợ cũng vậy, các việc này nằm trong trang bán hàng đa kênh của KiotViet (xem ngày 23/10/2026).

Còn một shop vài đơn mỗi ngày thì làm tay trên Kênh Người Bán vẫn ổn, chưa cần thêm phần mềm nào. Shop Manager hợp với giai đoạn giữa: vài gian hàng, đơn đủ nhiều để mở từng shop thấy mệt, nhưng chưa có kho riêng. So kỹ hai bên có ở bài AutoShopee và KiotViet.

Tải Shop Manager: tải Shop Manager cho máy tính để quản lý đơn, chat, Flash Sale nhiều shop Shopee, TikTok Shop, Lazada trên một màn hình. Tài khoản AutoShopee mới được dùng thử đầy đủ tính năng 3 ngày.