Phần mềm quản lý đơn hàng Shopee: đóng gói 1000 đơn/ngày | ShopManager
Cập nhật: 2026-10-18
Nhân viên cầm phiếu đơn đầu tiên, chạy vào kho lấy một chiếc áo size M. Đơn thứ hai lại cần đúng chiếc áo đó. Lại chạy vào kho lần nữa.
Với 30 đơn mỗi ngày thì còn chịu được. Lên vài trăm, hàng nghìn đơn thì kho sẽ lấy nhầm phân loại, đóng sót đơn, và bạn mất cả buổi chiều để xử lý khiếu nại.
Bài này là quy trình đóng gói trên ShopManager, phần mềm quản lý đơn hàng Shopee, TikTok Shop và Lazada cài trên máy tính. Theo tài liệu hướng dẫn, quy trình này phát huy rõ nhất với shop từ khoảng 50 đơn mỗi ngày trở lên.
Phần mềm quản lý đơn hàng Shopee giúp gì cho khâu đóng gói?
ShopManager gom đơn mới từ mọi shop Shopee, TikTok Shop, Lazada về một danh sách. Bạn lọc theo đơn vị vận chuyển (SPX, GHTK, GHN, Viettel Post…), phương thức thanh toán, đơn có ghi chú, đơn hoả tốc, rồi xử lý cả loạt.
Quy trình gồm 5 bước:
- Lấy hàng một lần theo danh sách tổng.
- Chuẩn bị và in đơn hàng loạt.
- Đóng gói theo từng đơn.
- Đối soát trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Theo dõi đơn hoàn sau khi giao.
Bước 1: Làm sao in picking list nhặt hàng Shopee để lấy hàng một lần?
Thay vì cầm từng phiếu vào kho, bạn cần biết mỗi sản phẩm phải lấy bao nhiêu cái cho cả loạt đơn. Danh sách này người làm kho hay gọi là picking list.
Trên ShopManager, chọn các đơn cần xử lý rồi xuất đóng gói theo sản phẩm. Phần mềm liệt kê số lượng cần lấy của từng sản phẩm, từng phân loại.
Nhân viên cầm danh sách vào kho, lấy đủ một lần. Lợi ích:
- Không phải quay lại kho nhiều lần lấy cùng một sản phẩm.
- Ít đóng sai phân loại màu sắc, kích cỡ, vì số lượng từng phân loại đã ghi sẵn.
- Biết trước sản phẩm nào không đủ hàng, trước khi bấm chuẩn bị đơn.
Khi in đơn, ShopManager cũng in kèm được phiếu nhặt hàng, phiếu đóng gói.
Bước 2: Chuẩn bị và in đơn hàng loạt
- Lọc đơn Chưa chuẩn bị, chọn hết, chọn cách giao: đơn vị vận chuyển tới lấy hoặc mang ra bưu cục.
- Lọc đơn Đã chuẩn bị, xuất PDF hoặc in thẳng ra máy in nhiệt khổ A6, A7.
Đơn đã in được đánh dấu để tránh in trùng. Bạn có thể thêm con dấu "hàng dễ vỡ" hay lời nhắc quay video lên phiếu, xem bài in đơn hàng loạt Shopee kèm con dấu.
Kho có nhân viên riêng? Đặt mã PIN bảo vệ số dư ví để nhân viên kho chỉ in đơn, không xem được doanh thu.
Bước 3: Đóng gói theo từng đơn
Dựa vào từng phiếu in, bạn chia hàng đã lấy ra theo đơn. Cách làm gọn nhất là:
- Gom đủ sản phẩm của một đơn vào một khay, kèm phiếu của đơn đó.
- Đóng gói từng khay.
Nếu không muốn dùng PDF, bạn xuất Excel danh sách đơn để đóng gói theo bảng.
Quay video đóng gói hàng Shopee làm bằng chứng
Muốn có bằng chứng khi khách báo thiếu, báo sai hàng, dùng eCamera đóng hàng trong ShopManager (Menu chức năng > eCamera đóng hàng). Camera điện thoại, tablet hoặc máy tính quét mã vận đơn và tự ghi video suốt lúc đóng gói. Quét mã kế tiếp là chốt video của đơn trước. Khi cần, bạn tra lại video theo mã vận đơn. Video quá hạn tự xoá theo số ngày bạn cấu hình, đỡ đầy ổ cứng.
Bước 4: Đối soát trước khi bàn giao
Trước khi shipper tới lấy, đối soát lại các mã đơn đã đóng với phần mềm để không sót đơn nào.
Cách làm trên ShopManager là dùng thẻ Tag: tạo một thẻ, ví dụ "Đã đóng", gắn vào các đơn đã đóng xong, rồi lọc theo thẻ đó để đối chiếu với tổng số đơn cần giao. Thiếu bao nhiêu là còn bấy nhiêu đơn chưa đóng.
Nếu không muốn mỗi lần lại ra máy tính, bạn quét mã vận đơn bằng điện thoại với ScanQr, mã hiện ngay trên màn hình máy tính.
Sau này cần xem lại phiếu của đơn nào, bạn tra cứu lịch sử in đơn theo mã vận đơn ngay trong ShopManager.
Bước 5: Quản lý đơn hoàn Shopee thế nào?
Đóng gói xong chưa phải hết việc. Có những đơn Shopee báo đã hoàn về shop nhưng thực tế chưa về kho, tức là đơn thất lạc.
ShopManager tách đơn hoàn thành mục riêng: đã hoàn chưa xác nhận, đã nhận về kho, đơn thất lạc đang khiếu nại. Khi hàng hoàn về:
- Lọc đơn đã hoàn trả.
- Quét mã vận đơn của các gói vừa nhận bằng máy quét mã vạch, hoặc nhập tay.
- Tìm các mã đó trên phần mềm, chọn đơn, bấm xác nhận đã nhận hàng.
Đơn Shopee báo đã hoàn mà bạn chưa xác nhận nhận được chính là đơn cần theo dõi. Quá lâu chưa về thì bạn khiếu nại với Shopee. Hướng dẫn và mẫu email khiếu nại ở Đối soát hàng hoàn.
Bạn cũng nhận được thông báo đơn hoàn, đơn huỷ qua Webhook hoặc Lark để xử lý sớm.
Câu hỏi thường gặp
Shop bao nhiêu đơn thì nên dùng phần mềm quản lý đơn hàng Shopee?
Tài liệu hướng dẫn của ShopManager ghi quy trình tối ưu đóng gói áp dụng hiệu quả cho shop từ khoảng 50 đơn mỗi ngày. Dưới mức đó vẫn dùng được, nhất là khi bạn bán nhiều shop hoặc nhiều sàn.
Picking list khác phiếu gửi hàng thế nào?
Phiếu gửi hàng dán lên từng gói. Picking list là danh sách tổng số lượng từng sản phẩm cần lấy cho cả loạt đơn, dùng lúc vào kho.
Quản lý được đơn của nhiều shop, nhiều sàn cùng lúc không?
Được. ShopManager gom đơn Shopee, TikTok Shop, Lazada của mọi shop về một danh sách. Gói Pro và Unlimited không giới hạn số shop.
Có quay video đóng gói bằng điện thoại được không?
Được. eCamera đóng hàng dùng camera điện thoại, tablet hoặc máy tính, quét mã vận đơn là tự ghi video cho đơn đó.
Bắt đầu
Tải ShopManager tại shop-manager-app.autoshopee.com, xem hướng dẫn gốc ở Tối ưu đóng gói. Chưa có tài khoản thì đăng ký AutoShopee, dùng thử đủ tính năng 3 ngày.
