Cách tra cứu lịch sử in đơn PDF và tìm kiếm mã vận đơn siêu tốc với ShopManager
Khi vận hành bán hàng đa sàn (Shopee, TikTok Shop, Lazada), khâu in phiếu gửi và đóng gói là nơi rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa.
Một vấn đề quen thuộc mà hầu như chủ shop nào cũng từng gặp phải: Một khi đơn hàng đã chuyển trạng thái sang "Đang giao" hoặc đã bàn giao cho bên vận chuyển, sàn TMĐT sẽ khóa tính năng in lại phiếu gửi.
Tình huống này dẫn đến hàng loạt rắc rối khi vận hành:
- Khách khiếu nại nhận sai phân loại hoặc thiếu hàng, bạn cần kiểm tra lại thông tin phiếu in ban đầu xem kho đóng đúng hay sai.
- Đơn hàng bị hoàn về, mã vận đơn dán trên gói hàng bị mờ, rách hoặc dính nước không thể quét mã vạch để đối soát.
- Nhân viên đóng gói làm rơi rớt, lẫn lộn các gói hàng giữa các shop nhưng không có file gốc để đối chiếu lại.
- Mỗi ngày bạn tải về hàng chục file PDF in gộp, lưu rải rác trên máy tính. Đến khi cần tìm lại một đơn hàng cụ thể, bạn phải mở từng tệp PDF hàng trăm trang để dò thủ công bằng mắt.
Hiểu rõ nỗi đau này trong khâu vận hành thực tế, phần mềm ShopManager tích hợp sẵn tính năng Quản lý Lịch sử In đơn & Tra cứu dữ liệu file PDF, giúp bạn giải quyết dứt điểm các sự cố trên chỉ trong vài giây.
1. Tự động lưu trữ và quản lý tập trung lịch sử in đơn đa sàn
Khi bạn in đơn hàng Shopee, Lazada hay TikTok Shop thông qua phần mềm ShopManager, hệ thống sẽ tự động lưu lại toàn bộ lịch sử các tệp in đã xuất mà bạn không cần phải lưu file thủ công vào từng thư mục máy tính.
Tại giao diện Lịch sử In đơn, bạn có thể:
- Xem danh sách toàn bộ các phiên in: Hiển thị rõ ràng ngày giờ in, tên file, số lượng đơn trong tệp và tài khoản shop tương ứng.
- Tải lại hoặc in lại bất cứ lúc nào: Dù đơn hàng trên sàn đã được đơn vị vận chuyển lấy đi, bạn vẫn có thể mở lại đúng tệp PDF gốc để in lại hoặc kiểm tra thông tin.
Ngoài ra, hệ thống cung cấp bộ lọc linh hoạt giúp bạn khoanh vùng dữ liệu nhanh chóng:
- Lọc theo khoảng ngày in đơn.
- Lọc theo từng gian hàng/shop cụ thể (rất hữu ích khi bạn quản lý cùng lúc 10 – 30 shop đa sàn).
- Lọc theo mã đơn hàng trực tiếp.
2. Tra cứu Full-Text siêu tốc trong tệp in PDF
Đây là điểm vượt trội nhất của ShopManager so với việc lưu trữ file PDF thông thường trên máy tính: Phần mềm tự động trích xuất và lập chỉ mục toàn bộ nội dung văn bản bên trong từng trang của file PDF.
Bạn không cần nhớ đơn đó in vào ngày nào hay nằm ở file nào. Chỉ cần nhập bất kỳ thông tin nào bạn có vào ô tìm kiếm:
- Mã vận đơn (Tracking Code): Tìm ra ngay đơn hàng bị mờ mã vạch hoặc cần tra soát với bưu cục.
- Mã đơn hàng sàn: Kiểm tra lại phiếu gửi ngay khi khách hàng nhắn tin khiếu nại.
- Thông tin người nhận: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng.
- Thông tin sản phẩm: Tên mặt hàng, phân loại SKU có trong đơn.
Hệ thống sẽ lọc ra chính xác tệp in chứa dữ liệu đó và trỏ thẳng tới trang đơn hàng tương ứng, giúp bạn đối soát xong việc chỉ sau 5 – 10 giây.
3. Đánh số trang và tạo phiên in chuyên nghiệp cho kho hàng
Với các gian hàng có lượng đơn lớn (từ vài trăm đến hàng nghìn đơn mỗi ngày), việc phân chia đơn cho nhân viên đóng gói là bài toán dễ phát sinh sai sót nếu không có quy trình rõ ràng.
ShopManager hỗ trợ hai tính năng quan trọng dành riêng cho bộ phận kho:
Đánh số trang tự động trên phiếu in
Phần mềm cho phép tự động đánh số thứ tự trang rõ ràng ở góc phiếu in (ví dụ: Trang 1/150, Trang 2/150...). Nhờ đó, nhân viên đóng gói dễ dàng kiểm soát được tiến độ đóng hàng, phát hiện ngay nếu bị rơi mất phiếu hoặc thất lạc đơn giữa ca làm việc.
Tạo phiên in đơn hàng (Batch Printing)
Bạn có thể gom các đơn cần in thành từng phiên (ví dụ: Phiên sáng Shopee - Nhân viên Lan, Phiên chiều TikTok - Nhân viên Hùng). Mỗi phiên in sẽ tạo thành một luồng dữ liệu riêng biệt, giúp chủ shop:
- Bàn giao số lượng đơn rõ ràng cho từng nhân viên đóng gói.
- Kiểm soát chính xác nhân viên nào đóng những đơn nào, trách nhiệm thuộc về ai khi có khiếu nại nhầm hàng.
- Tránh tình trạng hai nhân viên cùng in trùng một đơn hàng dẫn đến đóng gói 2 lần.
So sánh: Quản lý in đơn thông thường vs. Quản lý bằng ShopManager
| Tiêu chí | In trực tiếp trên sàn / Lưu PDF máy tính | Quản lý qua ShopManager |
|---|---|---|
| In lại đơn đã vận chuyển | ❌ Sàn khóa tính năng in lại | ✅ In lại bất cứ lúc nào từ lịch sử lưu trữ |
| Tra cứu mã vận đơn / tên khách | ❌ Mở từng file PDF cả trăm trang dò thủ công | ✅ Tìm kiếm full-text siêu tốc trong 3 giây |
| Quản lý đa gian hàng | ❌ Chuyển đổi qua lại giữa từng shop, dễ nhầm file | ✅ Gom tập trung tất cả shop về 1 màn hình |
| Phân chia đơn cho nhân viên kho | ❌ Chia giấy thủ công, dễ sót hoặc đóng trùng | ✅ Đánh số trang tự động, tạo phiên in theo nhân viên |
| Đối soát đơn hoàn rách mã | ❌ Mất nhiều thời gian đối chiếu thủ công với bưu tá | ✅ Gõ số điện thoại hoặc tên khách là ra ngay mã đơn |
Lưu ý quan trọng khi sử dụng
Lưu ý: Dữ liệu file in và lịch sử tra cứu chỉ được tạo ra khi bạn sử dụng phần mềm ShopManager để in đơn hàng. Nếu bạn in trực tiếp trên giao diện trình duyệt của sàn Shopee, TikTok hay Lazada, phần mềm sẽ không thể ghi nhận và lưu trữ tệp in đó vào kho lịch sử.
Vì vậy, bạn nên chuyển sang xử lý và in toàn bộ đơn hàng đa sàn tập trung trên ShopManager để tận dụng tối đa khả năng lưu trữ, chống thất thoát và tối ưu vận hành cho shop.
Bắt đầu tối ưu khâu in đơn và đóng gói ngay hôm nay
Đừng để những sự cố mất mã vận đơn, sót đơn hay khiếu nại nhầm hàng làm mất uy tín và doanh thu của shop bạn:
- Tải và cài đặt phần mềm ShopManager: shop-manager-app.autoshopee.com
- Xem tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết: support.autoshopee.com/shopmanager/don-hang/lich-su-in-don
- Khám phá trọn bộ công cụ bán hàng AutoShopee: autoshopee.com
